Faktúra nie je len zoznam položiek na úhradu. Je to účtovný a daňový doklad, ktorý musí obsahovať zákonom určené náležitosti - inak ho daňový úrad môže spochybniť a odberateľ stratí nárok na odpočet DPH. V tomto článku si prejdeme všetky povinné údaje a pridáme aj tie, ktoré sú odporúčané z praktických dôvodov.
Zákonný rámec
Náležitosti faktúry upravuje najmä zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, konkrétne § 74. Doplnkové požiadavky vyplývajú zo zákona o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.). Zákon rozlišuje faktúru u platcov DPH (s plným zoznamom náležitostí) a jednoduchší doklad pri malých sumách (zjednodušená faktúra).
Povinné údaje faktúry platcu DPH
Ak ste platca DPH, vaša faktúra musí obsahovať všetky nasledujúce položky. Chýbajúca položka je problém - odberateľ si nemusí uplatniť odpočet DPH a vy riskujete pri kontrole.
- Meno a priezvisko (alebo obchodný názov) a adresu sídla / miesta podnikania dodávateľa
- IČO dodávateľa
- DIČ a IČ DPH dodávateľa
- Rovnaké údaje odberateľa (vrátane IČ DPH, ak je platca)
- Poradové číslo faktúry
- Dátum vystavenia faktúry
- Dátum dodania tovaru alebo služby (ak sa líši od dátumu vystavenia)
- Rozsah a druh dodaného tovaru alebo služby
- Množstvo a jednotkovú cenu bez DPH
- Sadzbu DPH alebo údaj o oslobodení
- Sumu DPH celkom a rozpis podľa sadzieb
- Sumu bez DPH, sumu DPH a sumu s DPH
- Platobné údaje (IBAN, variabilný symbol, spôsob úhrady)
Povinné údaje faktúry neplatcu DPH
Pre neplatcu DPH je zoznam jednoduchší. Faktúra je stále účtovným dokladom podľa zákona o účtovníctve, ale nemusí obsahovať rozpis DPH a údaje o DPH povinnosti.
- Identifikácia dodávateľa a odberateľa
- IČO oboch strán
- Poradové číslo faktúry
- Dátum vystavenia a dodania
- Popis plnenia a sumu
- Platobné údaje
- Text „Nie som platcom DPH“ alebo podobný
Platobné údaje
Správne platobné údaje sú kriticky dôležité - aj správna faktúra nepríde, ak klient nevie, kam a ako zaplatiť. Odporúčame uvádzať:
- IBAN - jediné správne číslo účtu pre SEPA platby
- Variabilný symbol - najčastejšie číslo faktúry (len číslice)
- Konštantný symbol - pre úhradu faktúry sa bežne používa 0308
- Spôsob platby - prevodom na účet / v hotovosti / kartou
- QR kód PAY by square - odporúčané, klient zaplatí jedným naskenovaním
Náležitosti pri špecifických typoch faktúr
Zálohová faktúra
Obsahuje rovnaké náležitosti ako bežná faktúra + jasné označenie „Zálohová faktúra“. Ak je platcom DPH, po úhrade vzniká povinnosť odviesť DPH zo zálohy. Viac v článku Faktúra vs proforma vs zálohová.
Proforma faktúra
Nie je daňový doklad, slúži len ako platobná výzva. Odporúča sa uvádzať rovnaké údaje ako pri bežnej faktúre plus označenie „Proforma faktúra“.
Dobropis (opravná faktúra)
Dobropis musí obsahovať rovnaké údaje ako pôvodná faktúra plus odkaz na pôvodnú faktúru (číslo a dátum) a jasné označenie „Opravná faktúra“ alebo „Dobropis“.
Faktúra s reverse charge
Pri dodaní do EÚ platcovi DPH sa uvádza text o prenose daňovej povinnosti, napríklad „Reverse charge podľa čl. 196 smernice 2006/112/ES“. Samotná DPH na faktúre nie je vyčíslená - daň vysporiada odberateľ vo svojej krajine.
Zjednodušená faktúra
Pre doklady do zákonom stanovenej malej sumy (bežne 100 EUR) alebo v určitých situáciách (napr. doklad z ERP) sa môže vystaviť zjednodušená faktúra. Má redukovaný zoznam náležitostí - nemusí obsahovať podrobné údaje odberateľa. Aktuálne limity si radšej overte na stránke Finančnej správy.
Odporúčané (nepovinné) údaje
Aj keď zákon tieto údaje nevyžaduje, v praxi výrazne pomáhajú:
- Telefón a e-mail kontaktnej osoby dodávateľa
- Adresa webovej stránky
- Odkaz na číslo objednávky alebo zmluvy
- Priestor na podpis a pečiatku dodávateľa
- Poznámka o spôsobe doručenia plnenia
Jazyk a mena
Faktúra môže byť vystavená v cudzom jazyku, no pri prípadnej kontrole môže daňový úrad požiadať o preklad. Mena sa volí podľa dohody - najčastejšie EUR. Pri zahraničných menách sa pre DPH prepočíta na EUR podľa kurzu ECB alebo NBS platného v deň vzniku daňovej povinnosti.
Archivácia
Faktúry (a účtovné doklady všeobecne) musíte archivovať spravidla 10 rokov. Elektronická archivácia je povolená, ak je zabezpečená čitateľnosť a nezmeniteľnosť dokladov. Bežný postup: ukladať PDF do cloudu alebo do lokálneho zálohovaného úložiska.
Checklist pred odoslaním
- ✓ Údaje dodávateľa aj odberateľa sú kompletné a korektné
- ✓ Poradové číslo faktúry nadväzuje na predchádzajúcu
- ✓ Dátum dodania je uvedený (dôležité pre DPH)
- ✓ Sumy a DPH sú správne vypočítané
- ✓ Platca DPH má doplnené IČ DPH, neplatca má text „Nie som platcom DPH“
- ✓ IBAN je bez preklepov (môžete si ho overiť v IBAN kalkulačke)
- ✓ Variabilný symbol zodpovedá číslu faktúry
- ✓ PDF je čitateľné, nie je deformované
Najrýchlejší spôsob vystaviť správnu faktúru
Ak si chcete byť istí, že neprehliadnete žiadnu náležitosť, použite náš generátor faktúr. Formulár je postavený tak, že vás prevedie všetkými povinnými poľami a automaticky dopočíta DPH, VS a QR kód PAY by square. PDF si stiahnete alebo pošlete klientovi priamo z prehliadača.