Pojmy faktúra, proforma a zálohová faktúra sa v bežnej reči zamieňajú. V skutočnosti majú tri rôzne funkcie a najmä rôzne daňové účinky. Ak si chcete byť istí, že nevystavíte zlý typ dokladu v zlý moment, pozrime sa na ich rozdiely.
Rýchle porovnanie
V nasledujúcej tabuľke nájdete zhrnutie troch typov dokladov. Pre detailný výklad čítajte ďalej.
- Riadna faktúra - daňový doklad. Vystavuje sa po dodaní plnenia alebo pri vzniku daňovej povinnosti.
- Proforma faktúra - nie je daňový doklad. Slúži ako platobná výzva bez daňových účinkov.
- Zálohová faktúra - ak ju platca DPH prijme, vzniká povinnosť odviesť DPH zo zálohy. Je daňový doklad.
Riadna (daňová) faktúra
Riadna faktúra je klasický daňový doklad, ktorý podnikateľ vystavuje po dodaní plnenia (alebo v zákonom stanovenej lehote, typicky do 15 dní). Vymedzujú ju slovenský zákon o DPH (č. 222/2004 Z. z.) a zákon o účtovníctve.
Daňové účinky
- U dodávateľa platcu DPH vzniká povinnosť odviesť DPH (ak nebola odvedená skôr zo zálohy)
- U odberateľa platcu DPH vzniká nárok na odpočet DPH
- Je podkladom pre účtovníctvo a pre kontroly daňového úradu
Kedy ju vystaviť
Po dodaní plnenia - buď hneď po dodaní alebo v zákonnej lehote. V praxi ju vystavujú všetci podnikatelia štandardne, keď potrebujú klienta vyzvať na úhradu za hotové plnenie. Viac v článku Ako vystaviť faktúru.
Proforma faktúra
Proforma faktúra je v slovenskom obchodnom styku bežný dokument, no nie je daňovým dokladom. Slúži výlučne ako platobná výzva, často pred samotným dodaním plnenia. Klient na jej základe môže zaplatiť, ale u platcu DPH nevzniká daňová povinnosť, ani nárok na odpočet.
Kedy má zmysel
- Keď chcete klienta vyzvať na úhradu vopred, ale nechcete ešte vznikať daňové povinnosti
- Pri medzinárodných objednávkach pred finalizáciou
- Na komunikáciu ceny pri rezerváciách
- Pri rokovaní o zákazke, kde sa rozsah ešte môže zmeniť
Čo musí obsahovať
Hoci zákon neurčuje povinné náležitosti proformy (keďže nie je daňový doklad), pre zrozumiteľnosť odporúčame uvádzať tie isté údaje ako na bežnej faktúre, plus jasné označenie „Proforma faktúra“ alebo „Predfaktúra“. Predvyplnený vzor nájdete na stránke proforma faktúra.
Po úhrade
Po prijatí platby (alebo po dodaní plnenia) vystavujete riadnu (daňovú) faktúru. Tá môže mať rovnakú sumu ako proforma alebo sa líšiť, ak sa zmenil rozsah plnenia. Proforma po úhrade stráca svoj účel.
Zálohová faktúra
Zálohová faktúra (niekedy „zálohovka“) je daňový doklad, ktorý vystavujete pred dodaním plnenia na úhradu zálohy. Na rozdiel od proforma faktúry po jej úhrade platcom DPH vzniká povinnosť odviesť DPH zo zálohy- v deň prijatia platby.
Ako funguje v praxi
- Vystavíte zálohovú faktúru na čiastočnú sumu (napr. 50 %)
- Klient zálohu uhradí - platcovi DPH vzniká daňová povinnosť zo zálohy
- Po dodaní plnenia vystavíte konečnú (zúčtovaciu) faktúru na celú sumu, odpočítate zálohu a klient doplatí zostatok
Typické využitie
- Remeselné a stavebné práce, kde potrebujete materiál vopred
- Výroba na mieru
- Rezervácie a dlhšie projekty
- Dodávky tovaru s dlhou dodacou lehotou
Náležitosti
Rovnaké ako bežná faktúra plus označenie „Zálohová faktúra“. Pozor na dátum dodania - u platcu DPH je to deň prijatia platby, pretože vtedy vzniká daňová povinnosť. Predvyplnený vzor: zálohová faktúra.
Kľúčové rozdiely v DPH
Najväčšia rozbuška je v DPH. Zhrnutie:
- Proforma - žiadne daňové účinky. DPH sa odvádza až z riadnej faktúry po dodaní plnenia.
- Zálohová - po úhrade DPH z prijatej zálohy (u platcu DPH). V konečnej faktúre sa suma DPH zúčtuje.
- Riadna - DPH z celej fakturovanej sumy v deň dodania plnenia. Ak bola predtým zaplatená záloha, odpočíta sa DPH odvedená zo zálohy.
Praktický príklad
Predstavte si, že renovujete klientovi byt. Dohodli ste cenu 6 000 EUR s DPH a 50 % zálohu vopred. Postup u platcu DPH (23 %):
- Vystavíte zálohovú faktúru na 3 000 EUR. Klient zaplatí - musíte odviesť DPH z 3 000 EUR (t. j. 561,19 EUR DPH, základ 2 438,81 EUR).
- Po dokončení renovácie vystavíte konečnú faktúru na 6 000 EUR. V nej odpočítate už uhradenú zálohu (3 000 EUR). Klient doplatí 3 000 EUR a z tej sumy odvediete zvyšok DPH.
Ak by ste namiesto zálohovej použili proforma faktúru, žiadnu DPH by ste zo zálohy nemuseli odviesť - daňová povinnosť by vznikla až z riadnej faktúry po dokončení prác.
Ktorý typ použiť?
Rozhodovací strom:
- Chcete peniaze vopred a ste platca DPH? Zvážte proforma - odložíte vznik daňovej povinnosti až po dodaní.
- Chcete peniaze vopred a nie ste platca DPH? Obe (proforma aj zálohová) fungujú podobne, v praxi stačí proforma.
- Plnenie ste už dodali? Vystavte riadnu faktúru.
- Máte zmluvný rámec, ktorý vyžaduje zálohu ako daňový doklad? Použite zálohovú faktúru.
Rýchle vystavenie vo Faktúra24
Každý z troch typov faktúry si viete vystaviť v našom generátore - pripravili sme predvyplnené šablóny:
- Riadna faktúra (všeobecný vzor)
- Proforma faktúra
- Zálohová faktúra
PDF s QR kódom PAY by square si stiahnete za minútu, údaje zostávajú len vo vašom prehliadači.