Vystavenie faktúry je rutinná činnosť, ale ak ju robíte prvýkrát alebo fakturujete zriedka, stojí za to poznať pravidlá, ktoré vám ušetria zbytočné dohady s klientom aj problémy pri prípadnej kontrole. V tomto článku si prejdeme celý proces - od prípravy údajov až po odoslanie PDF klientovi - a ukážeme si najčastejšie chyby, ktorým sa môžete ľahko vyhnúť.
Čo je faktúra a načo slúži
Faktúra je účtovný a daňový doklad, ktorým dodávateľ vyzýva odberateľa na úhradu za dodaný tovar alebo službu. Na rozdiel od obyčajnej objednávky ide o záväzný dokument - je podkladom pre účtovníctvo oboch strán, evidenciu DPH u platcov, aj pre prípadné súdne vymáhanie pohľadávky.
V slovenskom prostredí upravuje faktúru najmä zákon o DPH (č. 222/2004 Z. z.) a zákon o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.). Tie presne stanovujú, aké náležitosti faktúra musí obsahovať a ako dlho ju treba archivovať.
Kto musí vystavovať faktúru
Zjednodušene povedané každý podnikateľský subjekt, ktorý dodáva tovar alebo službu inému podnikateľovi. Konkrétne:
- Živnostníci (SZČO) - pri väčšine zákaziek, keď dodávajú B2B klientom.
- Spoločnosti (s.r.o., a.s.) - štandardne pri každom obchodnom vzťahu.
- Platcovia DPH - faktúra je daňový doklad s osobitnými náležitosťami.
- Neplatcovia DPH - vystavujú faktúry bez DPH s textom „Nie som platcom DPH“.
Čo si pripraviť pred vystavením faktúry
Mnohé chyby sa robia práve preto, že človek začne klikať vo formulári bez toho, aby si vopred pozbieral potrebné informácie. Ak si prvých pár faktúr pripravíte s týmto krátkym checklistom, pôjde to oveľa rýchlejšie.
- Svoje fakturačné údaje (meno/názov, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH)
- Údaje odberateľa (názov, IČO, adresa sídla)
- Popis vykonanej práce alebo dodaného tovaru
- Cenu a prípadnú sadzbu DPH
- IBAN účtu, na ktorý má klient zaplatiť
- Dátum dodania plnenia
- Dohodnutú splatnosť
Krok za krokom
Krok 1 - Údaje dodávateľa
Začnite sebou. Meno, adresa, IČO, prípadne DIČ a IČ DPH. V generátore faktúr od Faktúra24 sa tieto údaje uložia lokálne v prehliadači, takže ich v ďalšej faktúre nemusíte znovu prepisovať. Ak ste platca DPH, uveďte IČ DPH - bez neho nie je faktúra daňovým dokladom pre platcov.
Krok 2 - Údaje odberateľa
Rovnako dôležité sú aj údaje toho, komu fakturujete. Ak poznáte len názov firmy, IČO a adresu si dohľadajte v vyhľadávaní IČO alebo na orsr.sk. Ak fakturujete platcovi DPH v EÚ, overte si jeho IČ DPH v systéme VIES.
Krok 3 - Číslo a dátumy
Každá faktúra musí mať jedinečné číslo v poradí. Bežné konvencie:
2026001- rok + poradové číslo v roku2026/001- rovnaký princíp s lomkouFV2026001- predpona identifikujúca typ (FV = faktúra vystavená)
Dôležité dátumy: dátum vystavenia (kedy ste doklad spísali), dátum dodania (kedy bolo plnenie skutočne dodané - pre DPH je kľúčový) a splatnosť (dokedy má klient zaplatiť).
Krok 4 - Položky a cena
Každú službu alebo tovar zapíšte samostatne s popisom, množstvom, jednotkovou cenou a sadzbou DPH. Pri službách je bežné účtovať za hodinu („hod“) alebo paušálne za balík („ks“). Pri dlhších popisoch buďte konkrétni - nielen „Konzultácia“, ale napríklad „Konzultácia k architektúre aplikácie za obdobie 1. - 15. 1. 2026“.
Krok 5 - Platobné údaje
IBAN, variabilný symbol (typicky číslo faktúry, len číslice), konštantný symbol (voliteľný, 0308 pre úhradu faktúry) a spôsob platby. Ak pridáte aj QR kód PAY by square, klient zaplatí jedným naskenovaním - platia rýchlejšie a vy máte menej nedohľadaných platieb.
Krok 6 - Kontrola a odoslanie
Pred odoslaním si vždy skontrolujte:
- Správny IBAN (chyba jediného znaku môže znamenať vrátenú platbu)
- Zhodu variabilného symbolu s číslom faktúry
- Sumy a rozpis DPH
- Formát dátumov a poradové číslo faktúry
PDF potom odošlite klientovi e-mailom. Kópiu si odložte - zo zákona ju musíte archivovať zvyčajne 10 rokov.
Najčastejšie chyby
- Preskočené číslovanie. Faktúry musia byť v poradí. Ak vám vypadne napríklad FV2026015, pri kontrole z toho môže byť problém.
- Chýbajúci text o DPH. Neplatca zabudne napísať „Nie som platcom DPH“ a odberateľ sa pýta, prečo na faktúre chýba DPH.
- Zle zvolený dátum dodania. Pri DPH je to kľúčové - daňová povinnosť vzniká v tomto dni.
- Chýbajúci variabilný symbol. Klient zaplatí bez VS a vy hľadáte, ku ktorej faktúre platba patrí.
- Neprimeraná splatnosť. „Na dobierku“ pri B2B väčšinou nefunguje. Bežne sa dohoduje 14-30 dní.
Platca alebo neplatca DPH?
Väčšina začínajúcich živnostníkov nie je platca DPH. V takom prípade na faktúru neuvádzajú DPH ani IČ DPH a doplnia text „Nie som platcom DPH“. Podrobne to rozoberá článok Platca DPH v SR - obrat a registrácia a pre neplatcov máme pripravený aj predvyplnený vzor faktúry bez DPH.
Kedy použiť iné typy faktúr
- Zálohová faktúra - keď žiadate zálohu pred dodaním plnenia. Detaily na stránke zálohová faktúra.
- Proforma faktúra - platobná výzva bez daňových účinkov. Viac v proforma faktúra.
- Dobropis - opravná faktúra pri znížení sumy alebo vrátení tovaru. Pozri dobropis.
Čo so zložitejšími prípadmi
Pri zahraničných klientoch v EÚ uplatňujete režim reverse charge - viac v článku Reverse charge. Pri exporte mimo EÚ platia opäť iné pravidlá. Ak klient nezaplatí načas, postup krok za krokom je v článku Nezaplatená faktúra.
Rýchlo vystaviť faktúru online
Ak si chcete celý proces vyskúšať, pripravili sme bezplatný generátor faktúr. Vyplníte polia vľavo a PDF sa generuje naživo vpravo. Automaticky sa dopočíta DPH, doplní variabilný symbol a pripraví QR kód PAY by square. Údaje zostávajú len vo vašom prehliadači a nikam sa neodosielajú.