Upomienka je formálny dokument, ktorým pripomínate dlžníkovi neuhradenú faktúru. V obchodnom styku má svoje ustálené pravidlá - tón, štruktúra aj eskalácia medzi tromi upomienkami. V článku si ukážeme, ako každú z nich napísať tak, aby bola účinná, ale stále profesionálna.
Štruktúra každej upomienky
Bez ohľadu na poradie (1., 2. alebo 3.) by upomienka mala obsahovať:
- Hlavičku s údajmi odosielateľa a adresáta
- Dátum a miesto vystavenia
- Predmet - „Upomienka k úhrade faktúry č. ...“
- Identifikáciu pôvodnej faktúry (číslo, dátum vystavenia, dátum splatnosti)
- Dlžnú sumu
- Platobné údaje (IBAN, variabilný symbol)
- Termín úhrady (typicky 7 dní)
- Upozornenie na dôsledky (úroky, náklady, ďalšie kroky)
- Podpis
1. upomienka - priateľská pripomienka
Prvá upomienka má priateľský tón. Vychádzate z predpokladu, že ide o nedopatrenie alebo prehliadnutie. Cieľ: rýchlo vyriešiť situáciu bez poškodenia vzťahu.
Kedy ju poslať
1 - 7 dní po splatnosti. Odporúčame aj predtým neformálny kontakt (e-mail alebo telefonát) - často to stačí.
Vzorová formulácia
Dobrý deň, pane / pani [Meno],
dovoľujeme si Vás zdvorilo upozorniť, že faktúra č. 2026001 vystavená dňa 15. 1. 2026 s dátumom splatnosti 29. 1. 2026 je ku dňu dnešnému neuhradená. Suma k úhrade: 1 200,00 EUR.
Je pravdepodobné, že ide o prehliadnutie. Pre Vaše pohodlie prikladáme kópiu faktúry. Prosíme Vás o úhradu do 7 dní od doručenia tejto upomienky na účet:
IBAN: SK12 3456 7890 1234 5678 9012
VS: 2026001
Ak ste platbu medzitým realizovali, prosíme, ignorujte túto správu.
S pozdravom,
[Meno a priezvisko]
2. upomienka - vecná a konkrétna
Ak prvá upomienka nezabrala, pošlite druhú asi po 7 - 14 dňoch. Tón je vecný a konkrétny. Upozorňujete na omeškanie a na úroky z omeškania a paušálnu náhradu nákladov.
Vzorová formulácia
Vážený [Pán / Pani Meno],
napriek nášmu predchádzajúcemu upozorneniu zo dňa [dátum] faktúra č. 2026001 so splatnosťou 29. 1. 2026 zostáva neuhradená. Dlžná suma: 1 200,00 EUR.
Dovoľujeme si Vás informovať, že od prvého dňa omeškania nám vznikol nárok na:
- úrok z omeškania podľa § 369 Obchodného zákonníka
- paušálnu náhradu nákladov vo výške 40 EUR
Žiadame Vás o úhradu dlžnej sumy do 7 dní od doručenia tejto upomienky. V prípade, že úhrada neprebehne v stanovenej lehote, budeme nútení pristúpiť k ďalším krokom, vrátane predžalobnej výzvy a prípadného súdneho vymáhania.
S pozdravom,
[Meno a priezvisko]
3. upomienka - posledná pred výzvou
3. upomienka má formálny a dôrazný tón. Oznamujete, že ide o poslednú mimosúdnu výzvu pred predžalobnou výzvou a súdnym konaním.
Kedy ju poslať
14 - 21 dní po druhej upomienke, keď je zrejmé, že štandardná komunikácia nepôsobí. Odporúčame doporučene s doručenkou - získate dôkaz o doručení.
Vzorová formulácia
Vážený [Pán / Pani Meno],
týmto listom Vám posielame tretiu a poslednú upomienku k úhrade faktúry č. 2026001. Napriek opakovaným výzvam dlžná suma vo výške 1 240,00 EUR (istina + paušálna náhrada) zostáva neuhradená.
Týmto Vás po poslednýkrát vyzývame k úhrade dlžnej sumy do 7 dní od doručenia tejto upomienky.
V prípade ďalšieho neplatenia Vám bude doručená predžalobná výzva a následne bude podaný návrh na vydanie platobného rozkazu na príslušnom súde. Všetky súvisiace náklady (súdny poplatok, trovy právneho zastúpenia, úroky z omeškania) bude znášať dlžník.
Veríme, že k tomuto kroku nebude potrebné pristúpiť.
S pozdravom,
[Meno a priezvisko]
Čo NEPÍSAŤ v upomienke
- Urážky alebo obvinenia. Aj keď je dlžník nepríjemný, zostávajte vecní. Urážky môžu škodiť vášmu postaveniu v prípadnom súdnom konaní.
- Vyhrážky mimo zákonných možností. Nemôžete hroziť, že dlžníka „zverejníte“ na sociálnych sieťach, pošlete „chlapov“ a podobne.
- Neodôvodnené výšky poplatkov. Paušálna náhrada 40 EUR platí v B2B, ale nad rámec toho musíte vedieť náklady preukázať.
- Nesprávne údaje. Chyba v čísle faktúry alebo sume vás oslabuje. Vždy kontrolujte.
E-mail alebo list?
- 1. upomienka - stačí e-mail (ideálne s potvrdením prečítania)
- 2. upomienka - e-mail, ideálne s kópiou na iné kontakty v firme
- 3. upomienka - doporučene poštou s doručenkou (dôkaz o doručení)
Generátor upomienok Faktúra24
V našom generátore upomienka vzor si vyberiete jednu z troch predpripravených šablón (1., 2., 3. upomienka), doplníte údaje o faktúre a klientovi, a dostanete hotový PDF dokument. Ušetríte si prácu s formátovaním aj právnymi frázami.
Ak upomienky nezaberajú
Po tretej upomienke nasleduje predžalobná výzva. Vzor nájdete na predžalobná výzva vzor. Celkový postup vymáhania - od pripomienky po súd - sme opísali v článku Nezaplatená faktúra.